Produtividade da equipe – critérios práticos

Todo negócio crescente tem na produtividade um fator de sucesso. Nem sempre medida, às vezes distorcida, ela deixa de ser aproveitada para a motivação e também para a participação nos resultados. Algumas vezes, faturamento é entendido como lucro e a surpresa vem no fim do período, quando não sobra dinheiro em caixa.

Quando se gasta mais do que se recebe, o prejuízo vem na contramão da produtividade e, consequentemente, da lucratividade e da competitividade. Válido para empresas de qualquer porte, a produtividade estende-se igualmente para equipes e até indivíduos que se perdem nas finanças pessoais.

A base é simples: conseguir mais com menos! Há muitos anos, defini uma relação, que não chega a ser uma expressão matemática, mas ajuda na explanação: P = Q/D, no qual P é a produtividade, Q é a quantidade e/ou qualidade e D representa despesas e/ou demoras, estas também entendidas como prazo.

Usando o Ciclo Fullmann, denominado PLOCA – Planejar, Liderar, Organizar, Controlar, Ativar – podemos extrair alguns critérios de uma gestão eficaz:
1. Compartilhar metas – Um bom Planejar resume-se em metas claras, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Para Liderar eficazmente, é preciso Organizar a equipe e os recursos necessários. Quando as metas são entendidas e compreendidas pela equipe, há um comprometimento com os parâmetros básicos que definem os rumos do sucesso. Seguida de um plano de ação abrangente, que aponta os passos sucessivos e interdependentes, dificilmente se deixam escapar as metas de produtividade. Elas não toleram improvisos, pois quaisquer deslizes provocam desperdícios e retrabalhos.
2. Quantidade – Determinar a quantidade a ser atingida é uma mensuração essencial, não importa que seja em peças, vendas, ligações telefônicas, etc. Cada atividade é medida pela quantidade produzida. Lembremo-nos de que parte da encomenda nem sempre satisfaz. Se precisarmos de três pernas para fazer um banquinho, receber apenas duas não garante que ele fique em pé! É preciso conferir se o processo e o método de trabalho adotados estão adequados à tarefa específica. Padrões de trabalho garantem maior produtividade.
3. Qualidade – Embora qualidade possa ser subjetiva, existem padrões definidos para medir qualidade, satisfação dos clientes e retrabalhos. Esse último é um dos itens que mais reduzem a produtividade. Há que se manter a cultura de “fazer benfeito logo na primeira vez”. Muitas vezes é fundamental um treinamento mais apropriado, mais profundo. Para quem considera treinamento caro, recomendo: experimente a ignorância.
4. Demora – Prazos não cumpridos representam os maiores desgastes da relação entre fornecedor e cliente, inclusive os internos, e impactam negativamente a produtividade. A justificativa inócua do “só falta...” não convence. Uma boa equipe é capaz de prometer e cumprir o prometido ou negociado. Isso valoriza a equipe.
5. Despesas – Costumo separar os gastos incorridos em atividades profissionais em Custos Diretamente Variáveis (CDV) e Despesas Operacionais (DO). Os CDV só acontecem quando se vende algo, por serem matérias-primas ou insumos, comissões de vendas e impostos sobre valor faturado. As DO são as que ocorrem mesmo que nada se venda: energia, telefone, salários, encargos, aluguéis, taxas, papelaria, etc. Aqui se encontram os maiores desperdícios, que devem ser eliminados sempre, para incremento da produtividade.
6. Monitorar – Mesmo uma equipe engajada precisa de um “líder coach” capaz de dar um feedback assertivo. Não precisa “ficar no pé” de quem adquire autonomia, mas um acompanhamento da produtividade que permita identificar eventuais desvios na fase de Controlar do PLOCA é essencial. Basta um controle por exceção e, quando apropriado, o líder pode concluir o ciclo com o Ativar, analisando as causas do desvio e estabelecendo novas diretrizes para atingir ou superar as metas.